Nel nostro Comune non è attivo, date le dimensioni della struttura, un apposito Ufficio per le Relazioni con il Pubblico (U.R.P.): tali funzioni sono pertanto attribuite all'Ufficio Segreteria e Protocollo, che raccoglie ogni istanza, critica o suggerimento, da parte dei cittadini utenti.
L'ufficio di Segreteria fornisce attività e supporto tecnico/operativo agli Organi Istituzionali del Comune.
L'Ufficio Segreteria assicura le funzioni necessarie per lo svolgimento dell'attività degli organi istituzionali dell'Ente; è di supporto al Sindaco ed alla Giunta Comunale per l'espletamento del ruolo politico istituzionale e collabora con il Segretario Comunale. Nel dettaglio:
- cura la convocazione del Consiglio e della Giunta Comunale predisponendo avvisi/manifesti, acquisendo tutti gli atti e la documentazione relativa, predispone l'ordine del giorno;
- redige i verbali degli atti deliberativi adottati dai predetti organi; pubblica le deliberazioni ed appone la certificazione di esecutività, trasmette copia delibera ai vari uffici comunali per la loro esecuzione;
- trasmette ai capigruppo consiliari elenco delle deliberazioni adottate dalla Giunta comunale, contestualmente alla loro affissione all'albo pretorio, mette a disposizione dei Consiglieri i relativi testi;
- esegue le procedure di nomina dei rappresentanti del Comune presso Enti, Aziende ed Istituzioni;
- cura in collaborazione con il Segretario Comunale la stesura dei regolamenti comunali e delle convenzioni, dello Statuto Comunale e loro modifiche;
- provvede agli adempimenti connessi alla registrazione, pubblicazione e conservazione delle Determinazioni dei Responsabili degli uffici e dei servizi.
Svolge altresì attività di supporto per lo svolgimento dei compiti che la legge, lo statuto ed i regolamenti affidano al Segretario Comunale.
L'ufficio di protocollo effettua il servizio di posta, ricevimento corrispondenza, protocollazione in entrata ed uscita e smistamento interno della corrispondenza.
Provvede altresì alla organizzazione e gestione dell'Archivio comunale.
